E-Mail Marketing erfolgreich im Eventmanagement nutzen

In jeder Branche ist die Kommunikation mit den Kunden wichtig. Im Event-Bereich ist eine gelungene Kommunikation jedoch unabdingbar. Welchen Sinn hat es aufwendige und teure Events zu planen und organisieren wenn es am Ende keiner mitkriegt? Kommunizieren Sie alle Details möglichst effektiv wenn Sie sich entschieden haben ein Event durchzuführen? Sie könne sich die Kosten für Porto und Druck sparen! Egal, ob Sie ein Cocktail-Party, eine Messe oder eine einwöchiges Meeting veranstalten, E-Mail Marketing ist eine gute Wahl, um Neuigkeiten über bevorstehende Events zu verbreiten.

Eine Umfrage von evocos, einem britischen Event-Unternehmen, zeigt, dass 17% der Befragten kein E-Mail Marketing bei der Planung eines Events nutzen. Wenn man im Eventmanagement arbeitet, jedoch keine E-Mails zur Kommunikation mit verschickt, geht Ihrem Unternehmen ein wertvolles Instrument verloren, das Ihre Reichweite erhöhen und Ihre Kosten senken kann.

Vor dem Event: Auf die angemessene Ankündigung kommt es an

Bereits bestehende Verteilerliste

Besitzen Sie schon eine Liste an überzeugten Kunden, haben Sie die perfekte Leserschaft bereits gewonnen. Ihre Kontakte sind aufgeschlossen und freuen sich als erstes von Ihrem nächsten Ereignis zu hören. Fügen Sie einen „An Freunde weiterleiten“-Button in Ihren Newsletter ein und fordern somit Ihre Empfänger auf die Einladung an Kollegen oder Freunde weiterzuleiten. Sie können sich auch Social Media Marketing zu Nutze machen und Ihre Abonnenten ermutigen die Einladung auf Facebook oder Twitter mit deren Freunden zu teilen.

Kontakte sammeln

Ihnen fehlt es noch an einer Verteilerliste mit Kontakten? Dann sollten Sie sich vergewissern, dass genügend Informationen über Ihr Event auf Ihrer Website zu finden sind. Außerdem sollten Sie ein Anmeldeformular darauf einfügen, über das sich interessierte Besucher für einen detaillierteren Newsletter anmelden können. Thomas Hutter sieht es ebenfalls als sinnvoll an, zusätzlich Social Media Marketing wie Twitter zu nutzen, damit sich Ihr Event herumspricht.

Allgemeine Tipps zur Newsletter-Gestaltung

• Wurde das bevorstehende Event schon einmal von Ihrem Unternehmen veranstaltet, haben Sie die Möglichkeit Ihren Newsletter mit Bildern davon aufzupeppen.

• Sie können eine E-Mail Vorlage an das Branding Ihres Unternehmens anpassen und sie für zukünftige Newsletter speichern.

• Ihre Rücklaufquote erhöhen Sie, indem Sie Erinnerungs-E-Mails an Unentschlossene verschicken.

• Des Weiteren können Sie Links zu relevanten Seiten, wie die Homepage eines Sponsors, in Ihre Einladung einfügen.

• Ihre Newsletter gewinnen an Relevanz für die Empfänger, wenn Sie eine Personalisierung durch Datensatzfelder wie Name, Unternehmen und eventbezogene Felder, vornehmen. Referenzen und Empfehlungen haben ebenfalls einen ungeheuren Wert für Eventmanager. Erfährt jemand aus erster Hand wie gut Ihr Event im letzten Jahr bei den Besuchern angekommen ist, wird er es ganz sicher nicht verpassen wollen.

• Verkaufen Sie Tickets für Ihr Event, sollten Sie Ticketpreise und einen Link, über den Interessenten Tickets kaufen können in Ihren Newsletter einfügen. Wenn Sie keinen Eintritt verlangen, können Sie ein Formular in Ihren Newsletter einfügen, über das Interessenten sich für Ihr Event anmelden können. Für Teilnehmer können Sie separate Verteilerlisten erstellen und können so immer den Überblick über die Teilnehmeranzahl behalten und automatische Bestätigungs-E-Mails oder Updates bezüglich des Events verschicken.

• Wenn der Tag des Events näher rückt, schicken Sie den Teilnehmern eine E-Mail, die häufig gestellte Fragen beantwortet und fügen Sie einen Anfahrtsplan zum Gelände bei. Durch das Beifügen einer Straßenkarte und Infos über Parkmöglichkeiten zeigen Sie Ihren Teilnehmer, dass Sie sich um sie kümmern. Wenn Ihre Besucher gut vorbereitet sind, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie auch zu einem anderen Ihrer Events kommen.

Während dem Event: Teilnehmer auf dem Laufenden halten

Dauert Ihr Event mehrere Tage lang, können Sie Newsletter nutzen, um mit Ihren Gästen zu kommunizieren. Damit die Teilnehmer jedoch nicht überladen werden, sollten Sie im Voraus festsetzen wie viele E-Mails Sie versenden. Versuchen Sie dabei jede mögliche Frage in Ihren E-Mails zu beantworten, die während dem Event auftreten könnte. Wenn Sie eine E-Mail am Morgen verschicken, können Sie Teilnehmer informieren ohne sie zu überhäufen. Inhalt der Newsletter können Ankündigungen über Zeitänderungen von Präsentationen oder anderen Änderungen im Programmablauf, Essenszeiten oder Last-Minute Informationen sein.

Nach dem Event: Bleiben Sie dran

Wenn Ihr Event vorbei ist, sollten Sie versuchen die Beziehung zu den Besuchern aufrecht zu erhalten. Sie können einen automatischen E-Mail Versand einrichten, in dem Sie Ihren Gästen einen „Dankeschön“-Newsletter schicken. Haben Sie auf dem Event Bilder gemacht, stellen Sie dies auf Ihre Facebook-Seite und laden die Teilnehmer per Newsletter ein sie sich anzuschauen. Die Erfahrungen und das Feedback Ihrer Besucher sollten Sie ebenfalls nutzen. Schicken Sie einfach eine Umfrage an Ihre Verteilerliste und fragen wie Besucher von Ihrem Event gehört haben und wie nützlich sie das beigefügte Material fanden. Teilnehmer können Ihnen auch Feedback über Bewertungsskalen geben – fügen Sie ein paar Links in Ihre E-Mail in logischer Reihenfolge ein, auf der Lesern Ihr Event bewerten können. Veranstalten Sie mehrere Events im Jahr, sind E-Mails geeignet, um Abonnenten auf dem Laufenden zu halten und die Teilnahme an zukünftigen Events zu erhöhen.

Was ist mit Ihnen? Nutzen Sie E-Mail Marketing, um Ereignisse in Ihrem Unternehmen oder Events zu kommunizieren? Sie sollten darüber nachdenken, die Effektivität und Reichweite Ihrer Marketingaktivitäten können deutlich erhöht werden.